文檔一體化研究.pdf

1、自20世紀(jì)80年代，文件生命周期理論自西方傳入我國(guó)后，興起了一股對(duì)文檔一體化的研究熱潮，經(jīng)過(guò)20多年的研究，人們對(duì)文檔一體化管理模式已經(jīng)有了很多認(rèn)識(shí)，但是這些認(rèn)識(shí)并不統(tǒng)一。本文以科學(xué)的發(fā)展觀為指導(dǎo)，對(duì)文檔一體化的管理模式進(jìn)行研究。綜合運(yùn)用了比較分析法、實(shí)證分析法、歸納法等方法，希望通過(guò)對(duì)我國(guó)一些現(xiàn)成的文檔一體化模式的分析，提出文檔一體化管理模式中的一些共性的問(wèn)題。本文寫(xiě)作目的一是通過(guò)論述分析文檔一體化的理論基礎(chǔ)和現(xiàn)實(shí)條件，說(shuō)明文檔一體化

2、是現(xiàn)階段檔案工作中的一種合理的管理模式，二是通過(guò)分析一些已有的文檔一體化模式來(lái)探討合理的文檔一體化模式應(yīng)具有的一些基本要素，并希望能對(duì)真正的文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)具有參考作用。 本文從文件與檔案的定義關(guān)系談起，分析了國(guó)內(nèi)外文檔一體化的各種說(shuō)法，并明確了在我國(guó)現(xiàn)階段較為科學(xué)的文檔一體化定義及其內(nèi)涵。通過(guò)分析文檔一體化的理論基礎(chǔ)——文件生命周期理論和文件連續(xù)體理論，及理論基礎(chǔ)的拓展——前端控制思想、后保管模式、以來(lái)源原則為核心的檔案整

3、理理論，提出文檔一體化是一種合理有效的管理模式。通過(guò)分析我國(guó)的檔案法律法規(guī)、檔案的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展發(fā)布，指出文檔一體化的法律基礎(chǔ)已經(jīng)完善；介紹現(xiàn)實(shí)中的信息技術(shù)的發(fā)展，包括網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)與數(shù)據(jù)管理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，及信息的數(shù)字化技術(shù)，包括掃描技術(shù)、圖像處理技術(shù)、OCR技術(shù)、圖文關(guān)聯(lián)技術(shù)、全文檢索技術(shù)，提出實(shí)現(xiàn)文檔一體化的技術(shù)基礎(chǔ)已經(jīng)具備。而我們國(guó)家又擁有全國(guó)規(guī)模的嚴(yán)密完整的文檔組織體系，文檔一體化在全國(guó)范

4、圍內(nèi)施行是大勢(shì)所趨。 本文回顧了我國(guó)文檔一體化的最初萌芽及后來(lái)的發(fā)展歷程，分析了幾種比較有代表性的文檔一體化模式。并結(jié)合近幾年，我國(guó)出現(xiàn)的幾個(gè)較合理的文檔一體化實(shí)例，如武漢市勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院的城市勘測(cè)電子文檔一體化方案，浙江審計(jì)廳的“金審工程”，天津市檔案局的文檔一體化管理，云南大學(xué)的《文檔一體化應(yīng)用系統(tǒng)》，分析這些文檔一體化或類文檔一體化的流程、管理模式、所用軟件系統(tǒng)及制定的管理規(guī)范、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，提出了我國(guó)文檔一體化管理較為合理的

5、流程模式及相關(guān)注意問(wèn)題。文檔一體化的實(shí)行仍然存在很多障礙，有歷史存留的原因，即我國(guó)50年代實(shí)行的文件、檔案部門(mén)分立，各行其是；也有業(yè)務(wù)規(guī)范的不統(tǒng)一，格式標(biāo)準(zhǔn)的多樣性；還有計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)生命周期問(wèn)題，軟硬件系統(tǒng)的安全性問(wèn)題，法律方面的問(wèn)題。而這些問(wèn)題的解決，必須依靠具有完備的構(gòu)成要素，且較為成熟的文檔一體化管理模式來(lái)實(shí)現(xiàn)。通過(guò)系統(tǒng)的分析文檔一體化的內(nèi)涵、特點(diǎn)，及一些具體實(shí)現(xiàn)方案，提出了合理的文檔一體化管理模式應(yīng)該具備的五個(gè)基本構(gòu)成要素，