畢業(yè)論文---論秘書人員的修養(yǎng)與文檔管理

1、<p><b>　　論秘書人員的修養(yǎng)</b></p><p><b>　　和文檔管理</b></p><p>　　學(xué)生姓名： </p><p>　　指導(dǎo)教師： </p><p><b>　　目

2、錄</b></p><p><b>　　摘　要：1</b></p><p><b>　　關(guān)鍵詞：1</b></p><p><b>　　前言2</b></p><p>　　1. 辦公自動化2</p><p>　　1.1 辦公自動化的含

3、義2</p><p>　　1.2 辦公自動化的作用3</p><p>　　1.2.1有利于提高秘書人員擬辦公文的效率3</p><p>　　1.2.2有利于秘書人員收集資料的及時性、準(zhǔn)確性和廣泛性3</p><p>　　1.2.3秘書人員溝通信息的重要渠道4</p><p>　　1.2.4有利于提高秘書人員的

4、業(yè)務(wù)素質(zhì)4</p><p><b>　　2. 電子公文3</b></p><p>　　2.1　電子公文的基本內(nèi)容3</p><p>　　2.1.1電子公文處理的組成部分3</p><p>　　2.1.2 電子公文系統(tǒng)應(yīng)具備的功能3</p><p>　　2.2電子公文的應(yīng)用領(lǐng)域4<

5、/p><p>　　2.2.1電子公文在政府部門的應(yīng)用4</p><p>　　2.2.2電子公文在企業(yè)以及金融機(jī)構(gòu)中的應(yīng)用4</p><p><b>　　3. 結(jié)論6</b></p><p><b>　　參考文獻(xiàn)7</b></p><p><b>　　致謝8&l

6、t;/b></p><p><b>　　摘　要：</b></p><p>　　辦公自動化技術(shù)應(yīng)用以及電子商務(wù)的發(fā)展給政府部門的工作帶來深遠(yuǎn)的影響。但由于技術(shù)差異和經(jīng)驗欠缺，電子政務(wù)并未在真正意義上得以實現(xiàn)，相反，不少政府站點在規(guī)劃建設(shè)、管理維護(hù)以及安全性方面還停留在較低的水平上，各級政府部門還有待建立和完善從頁面制作、審批、更新，流程管理，應(yīng)用開發(fā)，安全性保證，

7、建立面向社會的政府辦公自動化。</p><p>　　關(guān)鍵詞：辦公自動化，電子商務(wù)，電子公文</p><p><b>　　前言</b></p><p>　　辦公自動化是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的成果之一，它的出現(xiàn)使秘書工作發(fā)生了前所未有的變化。對秘書工作而言，辦公自動化的內(nèi)涵是辦公室秘書人員利用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、信息技術(shù)和軟科學(xué)技術(shù)，通過各種辦

8、公設(shè)備和人機(jī)信息系統(tǒng)來完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)和職能部門之間的聯(lián)系工作。它的實現(xiàn)不僅使辦公室秘書人員的工作流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高了工作效率，而且要求秘書人員必須具有現(xiàn)代化科學(xué)管理方面的知識和相應(yīng)的辦公室業(yè)務(wù)知識，這就促使秘書人員在工作的同時要不斷積累經(jīng)驗，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。</p><p><b>　　1. 辦公自動化</b></p><p>　　1.1 辦公自動化的含義&l

9、t;/p><p>　　多年來，辦公自動化尚無一個確切的定義，人們對辦公自動化的看法和理解各有不同。對于辦公自動化的調(diào)查得到此結(jié)論認(rèn)為：辦公自動化本身就不是一個有確定界定的概念，它是一個過程、一種境界。它隨技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，隨人們辦公方式和習(xí)慣以及管理思想的變化而變化。</p><p>　　功能方面：廣義面言，辦公自動化應(yīng)該是一個企業(yè)除了生產(chǎn)控制之外的一切信息處理與管理的集合。它面向不同層次的使

10、用者，便有不同的功能表現(xiàn)：對于企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)而言，辦公自動化是決策支持系統(tǒng)（DSS）。辦公自動化運用科學(xué)的數(shù)學(xué)模型，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部／外部的信息為條件，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和依據(jù)；對于中層管理者而言：辦公自動化是信息管理系統(tǒng)（IMS），辦公自動化利用業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)“數(shù)據(jù)”，提煉出有用的管理“信息”，把握業(yè)務(wù)進(jìn)程，降低經(jīng)營風(fēng)險，提高經(jīng)營效率；對于普通員工而言：辦公自動化是事務(wù)／業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。辦公自動化為辦公室人員提供良好的辦公手段和環(huán)境

11、，使之準(zhǔn)確高效，愉快地工作。</p><p>　　1.2 辦公自動化的作用</p><p>　　1.2.1有利于提高秘書人員擬辦公文的效率</p><p>　　擬辦公文是辦公室秘書最基礎(chǔ)的一項工作。通常，辦公室要收到來自上級不同單位的發(fā)文，這些文件需要秘書及時、準(zhǔn)確無誤地傳給領(lǐng)導(dǎo)批閱，并立即遵照領(lǐng)導(dǎo)指示向.各部門傳達(dá)文件精神。在傳統(tǒng)的方法中，秘書人員要通過擬辦單，登

12、記收文時間、收文流水號和擬辦時間后，再傳到領(lǐng)導(dǎo)手中，這樣文件在“路上”逗留的時間就顯得長一些，還有一些文件到了領(lǐng)導(dǎo)手中已經(jīng)過期。而采用辦公自動化，秘書人員可以在掃描上網(wǎng)后，利用特定的辦公軟件發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)。這樣，即使領(lǐng)導(dǎo)離開辦公室，也可以在異地對文件進(jìn)行瀏覽、批示，不會造成時間的延誤，極大地提高了工作效率，并且最大的優(yōu)點是不會因為文件過多而造成丟失情況，同時秘書人員可以對文件進(jìn)行規(guī)范化的管理，方便查閱和最終的電子歸檔，提高了秘書人員的工作質(zhì)

13、量。</p><p>　　1.2.2有利于秘書人員收集資料的及時性、準(zhǔn)確性和廣泛性</p><p>　　秘書人員去花大量的時間和功夫去查閱，查閱到后，再輸入到計算機(jī)中進(jìn)行模版的設(shè)置，直到達(dá)到要求為止，而如果秘書人員利用計算機(jī)直接獲取所需公文的模板文件，輸入公文的要素，如發(fā)文字號，簽發(fā)單位等，再根據(jù)需要輸入正文內(nèi)容，這樣即節(jié)省了時間，又保證了公文的規(guī)范性和正確性，為秘書人員減少了大量不必要的

14、繁雜事務(wù)。</p><p>　　辦公自動化是一種綜合性的多功能技術(shù)，它不僅可以收集資料，傳遞文件，還可以建立內(nèi)部郵箱，因業(yè)務(wù)需要往往要在部門與部門之間進(jìn)行信息傳遞，例如一些緊急通知能在幾秒鐘之內(nèi)就能讓對方收到，這就體現(xiàn)了辦公自動化傳遞信息的方便，為秘書工作的及時性提供了保證。</p><p>　　辦公自動化是知識經(jīng)濟(jì)、現(xiàn)代化辦公室工作和較高素養(yǎng)辦公室工作人員的綜合效應(yīng)，是辦公室進(jìn)行一場思想

15、、工作、技巧三大結(jié)合的革命，它對辦公室秘書人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了嚴(yán)格的要求，時刻要求秘書人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，否則就會應(yīng)為不能適應(yīng)辦公自動化的要求而被淘汰。因此，為了更好地完成工作，秘書人員要經(jīng)常參加一些相關(guān)業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)，這樣才能更好地適應(yīng)現(xiàn)代辦公自動化的需要。</p><p>　　1.2.3是秘書人員溝通信息的重要渠道</p><p>　　辦公

16、自動化是一種綜合性的多功能技術(shù)，它不僅可以收集資料，傳遞文件，還可以建立內(nèi)部郵箱，.因業(yè)務(wù)需要往往要在部門與部門之間進(jìn)行信息傳遞，例如一些緊急通知能在幾秒鐘之內(nèi)就能讓對方收到，這就體現(xiàn)了辦公自動化傳遞信息的方便，為秘書工作的及時性提供了保證。</p><p>　　1.2.4有利于提高秘書人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)</p><p>　　辦公自動化是知識經(jīng)濟(jì)、現(xiàn)代化辦公室工作和較高素養(yǎng)辦公室工作人員的綜合

17、效應(yīng)，是辦公室進(jìn)行一場思想、工作、技巧三大結(jié)合的革命，它對辦公室秘書人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了嚴(yán)格的要求，時刻要求秘書人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，否則就會應(yīng)為不能適應(yīng)辦公自動化的要求而被淘汰。作為辦公室的一個秘書人員，不僅要具備所在部門和行業(yè)的專業(yè)知識和秘書工作知識，而且還必須具備現(xiàn)代化科學(xué)管理方面的知識，并熟練掌握自動化的辦公設(shè)備和技術(shù)。因此，為了更好地完成工作，秘書人員要經(jīng)常參加一些相關(guān)業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)

18、，這樣才能更好地適應(yīng)現(xiàn)代辦公自動化的需要。</p><p><b>　　2. 電子公文</b></p><p>　　電子公文是指各地區(qū)、各部門通過由國務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。</p><p>　　2.1　電子公文的基本內(nèi)容</p><p>　　2.1.1電子公文處理的

19、組成部分　</p><p>　　公文的處理包括收文處理和發(fā)文處理和公文管理。</p><p>　　收文處理是指收進(jìn)外部送達(dá)本單位的公文和材料，一般有文件、電報、信函、內(nèi)部刊物、資料等文字材料。收文可分為閱件、辦件二種。閱件處理包括簽收、登記、分發(fā)、存檔過程;辦件處理包括辦件的簽收、登記、分發(fā)、擬辦、領(lǐng)導(dǎo)批示、辦理、催辦、存檔過程。</p><p>　　發(fā)文處理系統(tǒng)實

20、現(xiàn)單位內(nèi)部發(fā)文的審批、簽發(fā)過程的自動化，提高公文流轉(zhuǎn)效率，是實現(xiàn)各級政府部門、企事業(yè)單位無紙化、自動化辦公的重要環(huán)節(jié)。發(fā)文包括擬稿、審稿、會簽、核稿、簽發(fā)、編號、排版、用印、打印、發(fā)送、統(tǒng)計、查詢、歸檔等環(huán)節(jié)。具備發(fā)文權(quán)限的人可以進(jìn)行發(fā)文擬稿，在擬稿的過程中具備修改功能。在發(fā)文過程中還有公文監(jiān)督和控制，即每個公文在辦理過程中，都有一個指定的監(jiān)控人員負(fù)責(zé)整個公文的辦理流程，并可以隨時對公文進(jìn)行監(jiān)控:a）可以從用戶的待辦公文表中撤回尚未辦理

21、的公文，撤銷整個公文的辦理過程。b）對尚未辦理完畢的公文進(jìn)行催辦和督辦。公文管理包括公文整理、歸檔、保管、撤銷等。</p><p>　　2.1.2 電子公文系統(tǒng)應(yīng)具備的功能　</p><p>　　電子公文設(shè)計系統(tǒng)應(yīng)該具有如下功能：</p><p>　?。?）電子公文辦理及傳輸管理一體化，即將電子公文的傳輸交換系統(tǒng)直接內(nèi)置在公文辦理系統(tǒng)軟件之中，簡化電子公文處理操作流

22、程。（2）體系完整，符合檔案管理的要求。電子公文處理系統(tǒng)應(yīng)該涵蓋公文處理的全過程，包括公文的辦理、傳輸交換、歸檔和安全保障體系等，而且公文辦理過程所產(chǎn)生的相關(guān)信息，應(yīng)該符合檔案管理的要求。（3）必須具備完整的事件日記和痕跡記錄系統(tǒng)。能夠?qū)⒐奶幚磉^程中的所有事件，以及修改痕跡完整地記錄下來。（4）基于電子簽名技術(shù)的用戶認(rèn)證和電子公文傳輸交換系統(tǒng)。建議盡量采用動態(tài)密碼技術(shù)和實物密碼技術(shù)來建立用戶認(rèn)證體系，建立規(guī)范的傳輸交換標(biāo)準(zhǔn)解決不同單位

23、之間的電子公文傳輸交換過程。（5）基于瀏覽器技術(shù)的B/S/D結(jié)構(gòu)，具有高度仿真的應(yīng)用系統(tǒng)界面。公文處理信息管理高度歸納統(tǒng)一，易于學(xué)習(xí)和使用，這是未來的發(fā)展方向。</p><p>　　2.2電子公文的應(yīng)用領(lǐng)域</p><p>　　2.2.1電子公文在政府部門的應(yīng)用</p><p>　　電子公文在政府部門的應(yīng)用主要體現(xiàn)在以下幾個方面:(1）政府對社會的應(yīng)用，各級政府及其

24、他公共管理部門面向全社會提供的服務(wù)性信息發(fā)布，這是電子公文應(yīng)用最多的一部分。(2）各級政府各個部門之間的應(yīng)用。(3）政府部門內(nèi)部應(yīng)用等，政府部門內(nèi)部應(yīng)用就是我們所說的辦公自動化。辦公自動化是對現(xiàn)代辦公進(jìn)程和組織重新組合、完善和數(shù)字化的再造過程，它提高決策的科學(xué)性、客觀性，增強(qiáng)民主意識。保證不同層次的管理人員都可以獲得全局信息。傳統(tǒng)中間層的信息角色弱化，使管理效率提高，管理成本下降。</p><p>　　2.2.2

25、電子公文在企業(yè)以及金融機(jī)構(gòu)中的應(yīng)用</p><p>　　在企業(yè)和金融機(jī)構(gòu)為了提高效率和節(jié)省資源成本，電子公文已經(jīng)受到了廣泛的重視，各部門之間業(yè)務(wù)分工不同，職能不同，但有許多業(yè)務(wù)往往是由多個部門共同來完成的，這樣就涉及到政府各個部門之間互聯(lián)互通、資源共享。有紙化辦公轉(zhuǎn)變?yōu)闊o紙化辦公，人工處理降低、自動化處理提高，大大減少人力勞動，提高工作效率;信息的垂直歷時性傳遞轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒌乃焦矔r傳遞，信息共享程度大大提高，大大

26、縮減信息傳遞的周期;突破部門內(nèi)信息溝通與工作協(xié)同的傳統(tǒng)界限與范圍。減少中間環(huán)節(jié)，節(jié)省費用、時間與精力，更方便、更快捷地企業(yè)、居民服務(wù)。同時，電子公文的出現(xiàn)，使傳遞方式從單一的“直線”傳遞變?yōu)椤熬W(wǎng)狀”傳遞。</p><p><b>　　3. 結(jié)論</b></p><p>　　各單位部門的辦公自動化是國民經(jīng)濟(jì)信息化和國有信息化的基本單元。在信息化建設(shè)中，需要給辦公自動化賦

27、予一種真實生命力的廣泛的現(xiàn)代化的心理基礎(chǔ)，自身從思維方式、心理素質(zhì)、思想意識、行為準(zhǔn)則、社會觀念、生活態(tài)度、管理決策等方面都經(jīng)歷一個向現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變。這種轉(zhuǎn)變是深層次的、全面性的、革命性的，是進(jìn)入二十一世紀(jì)所必須的，電子政務(wù)作為政府行政管理信息化的具體方式已是大勢所趨，它應(yīng)該引起全社會的廣泛關(guān)注與支持。</p><p><b>　　參考文獻(xiàn)</b></p><p>　　

28、[1]彭義文.論辦公自動化在現(xiàn)代秘書工作中的地位，甘肅科技縱橫，2007，36（4），117－118</p><p>　　[2]湯明.辦公自動化在現(xiàn)代秘書工作中的職能，現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技，2007，12，203－204</p><p>　　[3]崔占福.在全國政府系統(tǒng)辦公自動化工作會議上的講話.信息化建設(shè)，2000(1）：3-5</p><p>　　[4]張成福.電子化政

29、府：發(fā)展及其前景.中國人民大學(xué)學(xué)報，2000(3）：4-11</p><p>　　[5]顧麗梅.大眾傳媒與行政發(fā)展.理論與改革，2001(1）：14-17</p><p>　　[6]徐紹史.加快政務(wù)信息化步伐，創(chuàng)新和規(guī)范行政行為。信息化建設(shè)，2001(8）：1-3</p><p>　　[7]曲成義.電子政務(wù)面臨的挑戰(zhàn).信息化建設(shè)，2001(11）：12-15<

30、/p><p>　　[8]祁延莉.中國政府網(wǎng)站：差距與思考.圖書情報工作，2000(12）：32-35</p><p><b>　　致謝</b></p><p>　　在我大學(xué)的四年里，特別是在撰寫論文的過程中，我得到了----老師的悉心指導(dǎo)。他花費了大量的時間，傾注了許多心血。----教授淵博的學(xué)識、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹螌W(xué)態(tài)度讓我受益匪淺。在寫作過程中，無論從題

31、目的確定，資料的收集，還是論文的結(jié)構(gòu)及關(guān)鍵問題的理解都得到----十分具體的指導(dǎo)，在此我謹(jǐn)向----教授表示衷心的感謝。此外，我還要感謝我的----的熱心指導(dǎo)。</p><p>　　我還應(yīng)感謝----老師，他們在我的學(xué)習(xí)和論文撰寫過程中給與了我很大幫助</p><p>　　對此我表示深深的謝意。</p><p>　　在本文撰寫的過程中，我深感理論功底尚淺，文中會有錯