會議會務(wù)工作流程

1、會議會務(wù)工作流程 會議會務(wù)工作流程環(huán)節(jié) 環(huán)節(jié) 工作任務(wù) 工作任務(wù) 具體內(nèi)容 具體內(nèi)容 責任人 責任人 時間點 時間點 是否完成 是否完成 備注 備注會議名稱 會議名稱 □會議時間 會議時間 □會議通知 會議通知 是否已發(fā)送會議通知，是否電話需要確認 □會議室預(yù)定 會議室預(yù)定 □三樓會議室 □五樓會議廳 □ □會議議程 會議議程 明確列明會議各項議題及時間、形式、主講人、我局與會人員等 □文檔打印 文檔打印 列出打

2、印清單及打印份數(shù) □文檔印刷 文檔印刷 聯(lián)系印刷廠，確定價格、印刷完成及送貨時間 □LED LED 屏文字 屏文字 □尺寸： □會議事 會議事由確定 由確定背景墻、條幅 背景墻、條幅文字： □資料準備 資料準備電子版資料，會議通知（包括會議議程、會議指引）、會議使用文檔等材料打?。ɑ蛘哂∷ⅲ?，文檔數(shù)量。裝訂、發(fā)放?！鹾灥奖?簽到表 確定與會人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)、聯(lián)絡(luò)方式 □文具準備及領(lǐng)取 文具準備及領(lǐng)取 給外部與會人員準備好筆、本、草

3、稿紙、代表證等 □水果 水果 提前采購、相關(guān)要求 □歡迎牌 歡迎牌 □指引牌 指引牌 □座位牌 座位牌 □簽到表 簽到表 □音響、麥克風(fēng) □視頻會議設(shè)備 □數(shù)碼相機（注意電量） □錄音筆（注意電量）、電池 □投影儀、激光筆、 □白板、白板筆 □設(shè)備調(diào)試 設(shè)備調(diào)試筆記本電腦及網(wǎng)絡(luò)、U 盤及電子文檔 □司機： □準備會議車輛 車輛車牌： □水果、茶水 水果、茶水 水果擺放、準備熱水、茶葉、杯子、盤碟、煙灰缸等 □空調(diào)燈光 空調(diào)燈光 提前 3

4、0 分鐘準備就緒。 □會場設(shè)施 會場設(shè)施桌椅擺放、文具擺放、橫幅懸掛；歡迎牌、指引牌、座位牌、相關(guān)硬件設(shè)備是否就緒、設(shè)備復(fù)查?！踬Y料發(fā)放 資料發(fā)放 確認會議文檔、文具數(shù)量，裝入信封（資料袋）、發(fā)放到座位。 □會場布置會議協(xié)助人員就緒 會議協(xié)助人員就緒總協(xié)調(diào)、引導(dǎo)員、茶水、安保、電氣、司儀、司機等相關(guān)工作人員是否到位□會議地點指引 會議地點指引 指引與會人員到會議地點參加會議 □茶水供給到位 茶水供給到位 接待人員負責現(xiàn)場倒茶或飲水機到位

5、 □攝影抓拍 攝影抓拍 攝影人員場景拍攝，數(shù)碼相機抓拍會場情況 □麥克風(fēng)傳遞 麥克風(fēng)傳遞 與會人員需發(fā)言，明確麥克風(fēng)傳遞負責人 □錄音筆錄音 錄音筆錄音 □會議記錄 會議記錄 確定人員現(xiàn)場記錄會議內(nèi)容 □會議過程緊急情況處理 緊急情況處理 明確緊急情況第一溝通對象及相關(guān)人員，緊急情況處理、組織出場。 □送別參會人員 送別參會人員 司機及車輛準備就緒，人員安全送達。 □清潔整理會場 清潔整理會場 恢復(fù)會場衛(wèi)生、設(shè)備設(shè)施維護、是否有物品遺漏

6、 □宣傳資料準備 宣傳資料準備 稿件撰寫及照片整理 □宣傳報道發(fā)布 宣傳報道發(fā)布 將稿件交由領(lǐng)導(dǎo)審核修正，發(fā)給相關(guān)部門進行宣傳報道 □紀要整理 紀要整理 會議后盡早整理會議紀要 □會后工作會務(wù)費用結(jié)賬報銷 會務(wù)費用結(jié)賬報銷 對會務(wù)期間發(fā)生的費用結(jié)賬報銷 □會務(wù)延伸工作，請根據(jù)實際情況選擇： 會務(wù)延伸工作，請根據(jù)實際情況選擇：1. 迎賓——確定我方接見人員名單、接見地點；對方聯(lián)系人聯(lián)系方式及到達時間。1. 餐飲——就餐形式、地點確定；餐館